O que significa fazer a retenção de impostos na fonte?
A retenção de impostos na fonte é um mecanismo usado pelo governo para antecipar uma parte dos valores dos impostos que devem ser pagos pelas empresas. Assim como a substituição tributária, essa norma foi criada para assegurar o recolhimento dos impostos de forma antecipada, dando uma previsibilidade maior ao governo sobre o montante da arrecadação.
O imposto retido é aquele que precisa ser pago sobre o valor bruto do produto ou do serviço comercializado pela empresa e deve ser lançado e descontado diretamente na nota fiscal. Quer dizer que, pelo recolhimento ter sido feito de maneira antecipada, ao invés de emitir a nota com o valor integral do que foi vendido, ela deve ser emitida com os descontos desses impostos, cujo valor é variável, pois depende do tributo e de sua respectiva alíquota.
Especificamente sobre esta obrigação, o comprador ou o tomador de serviço também é responsável pela retenção. Isso significa que, além de você, o seu cliente também deve recolher os impostos. Porém, fica sob sua responsabilidade declarar à Receita Federal tudo o que foi pago pelos dois.
Essas retenções são chamadas de Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF) e recaem sobre os seguintes impostos federais: PIS (Programa de Integração Social); COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e CSLL(Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido). Além disso, também há uma parcela descontada para o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).
A retenção do ISS (Imposto Sobre Serviços), que é um imposto municipal, também pode ocorrer na emissão da nota fiscal, mas somente em casos determinados na legislação específica de cada município.
Quais empresas precisam fazer a retenção na fonte?
Nem todas as empresas precisam fazer a retenção de imposto na nota fiscal. A obrigatoriedade está diretamente ligada à atividade desempenhada por ela e ao regime tributário em que está inserida.
Os microempreendedores individuais (MEIs), as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão isentos de fazer a retenção de impostos na nota fiscal. No caso deles, o recolhimento dos tributos ocorre de uma vez só, por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), normalmente, após o fechamento mensal. A exceção aqui fica por conta do ISS, que pode ser exigido de maneira antecipada mesmo para as empresas do Simples.
A obrigatoriedade de fazer a retenção de impostos federais sobre prestação de serviços e venda de produtos na nota fiscal é das empresas enquadradas nos regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido. A regra vale para negócios de diferentes segmentos, como: limpeza, manutenção, conservação, segurança, vigilância, auditoria, assessoria, consultoria, ensino, arquitetura e engenharia, locação de mão de obra, contabilidade e advocacia.
Porém, nem toda prestação de serviço precisa reter imposto. De acordo com a legislação, a retenção do PIS, COFINS, CSLL e IRPJ deve ocorrer quando valor da nota fiscal for superior a R$ 215,05 (de acordo com a Lei nº 13.137/2015). Cada um dos tributos possui uma alíquota base, mas algumas variam conforme a atividade da empresa.
Na hora de prestar contas ao governo sobre os impostos retidos na fonte, um ponto precisa de bastante atenção. Todo imposto retido deve ser recolhido junto ao governo, ou seja, se a empresa fizer o registro da retenção, mas o dinheiro não for repassado ao governo, ela estará cometendo o crime de apropriação indébita (Artigo 168-A, do Código Penal). Nem sempre isso ocorre por má fé, porém, é um comportamento que acaba colocando os negócios em risco.
Como funciona a retenção de impostos?
Para cumprir essa obrigação e descontar os tributos na nota fiscal é necessário calcular cada um dos impostos sobre o valor da venda. Um ponto de atenção é que, mesmo que sejam contabilizados todos de uma vez, cada um é recolhido em momentos diferentes. Por exemplo, enquanto o Imposto de Renda é descontado no pagamento, o INSS é recolhido na emissão da nota fiscal.
Quando há retenção na fonte, o valor retido no momento da emissão da nota é deduzido do seu valor bruto. Assim, o montante que resta é o valor líquido a ser recebido pelo serviço. Neste caso, a fonte pagadora (o tomador do serviço) passa a ser o responsável pelo pagamento de uma parcela dos impostos. Contudo, a parcela que não for retida precisa ser paga pelo prestador de serviço.
Conclusão
Bom, deu para perceber que entender, calcular e fazer com que todos os detalhes da legislação tributária sejam respeitados é trabalho de especialista, certo? Por isso, é importante sempre estar atualizado em relação à legislação e sua mudanças ― há quem diga que no Brasil a legislação fiscal e tributária sofre alterações no mesmo ritmo em que trocamos de roupa: todos os dias.